Indicadores de Gestion

El control de gestión es un proceso complejo y dinámico, que se compone de una serie de etapas que se incorporan unitariamente aunque de manera separable. 
El proceso comienza con la recolección de la información básica, luego hay un proceso de inteligencia para cruzar y relacionar esa información básica y generar los indicadores, debidamente clasificados y agrupados en un tablero de control, cuya evolución determina las recomendaciones a efectuar a través del informe de control de gestión. 

En base a las recomendaciones, la dirección superior adoptará las medidas concretas con el objeto de reducir amenazas y debilidades e incrementar fortalezas y aprovechar oportunidades. Para implantar un sistema de control de gestión en una organización, el proceso,  expuesto sintéticamente, implica: 

·         Conocer acabadamente la organización

·         Obtener información completa de cada área en cuanto a su organización y actividades (organigrama, manuales de normas y procedimientos, de puestos y funciones, delegación de autoridad y asignación de responsabilidades). 

·          Conocer los insumos utilizados o servicios prestados por cada área en todos sus aspectos (características, volúmenes, costos, mercado, consumidores o usuarios, proveedores). 

·         Evaluar la existencia y lo adecuado de los controles administrativos como tales, y  como respaldo a los objetivos de la dirección superior (mecanismos de control interno).

·          Conocer y evaluar los sistemas de información, qué información producen y quién la utiliza. 

·          Obtener del contexto toda la información necesaria vinculada a las actividades de la empresa. 

·          Analizar las necesidades de información para un adecuado control integral. 

·         Definir de los indicadores fundamentales para el control de la gestión

(Tablero de comando): 

1.-determinar los parámetros que afectan a los diferentes indicadores al momento de  definirlos como fortaleza o como debilidad (parámetros de alarma). 

2.-determinar la información básica requerida para su construcción, identificar las fuentes de información y a los responsables de proveerla en tiempo y forma. 

·         Analizar objetivos versus resultados obtenidos para llegar a un diagnóstico: 

1.- determinar si los resultados obtenidos se ajustan a los principios de eficiencia y eficacia. 

2.- efectuar un análisis para determinar causas y efectos: analizar todas las variables internas y externas (del ambiente competitivo, nacional y microambiente) que llevaron a la gestión de la empresa a obtener esos resultados. 

·         Elaborar un informe que contenga las recomendaciones a la dirección superior. 
Emitido el informe para apoyar a la dirección superior en su indelegable atribución de tomar decisiones estratégicas y políticas finaliza la tarea del control de gestión: el proceso de toma de decisiones compete a la dirección superior.

La planificación

Es un componente del proceso de gestión, entendiendo por gestión la conducción del funcionamiento y desarrollo de un sistema, sea este una organización o parte de ella y los procesos que involucra. La gestión, y por ende, la planificación se relacionan con el gobierno de los sistemas. De allí que la planificación tiene como finalidad facilitar el gobierno de las organizaciones estableciendo la direccionalidad que las mismas deben asumir en el futuro y encauzando el esfuerzo colectivo en la dirección trazada.

La planificación se convierte en un instrumento de gestión, de negociación y de control organizacional. En ese sentido, el plan permite orientar la toma de decisiones, por cuanto contiene una serie de decisiones programadas a ejecutar en el futuro. Al plantearse los objetivos y la trayectoria a seguir producto de la búsqueda de consenso entre actores, el plan permite comunicar las expectativas y aspiraciones de grupos e individuos en la organización. Finalmente, el plan señala metas e indicadores que se convierten en referencias o estándares  para el control de la gestión.

En términos de proceso, los diferentes autores plantean el mismo integrado por varias etapas, algunas de tipo secuencial otras incorporando la retroalimentación de etapas. Todos los autores coinciden en señalar que el proceso se inicia con un diagnostico, estudio o investigación de la situación o realidad a planificar. Posteriormente se pasa a una etapa de programación, elaboración o formulación de alternativas que se discuten y deciden colectivamente para pasar después a una etapa de ejecución o aplicación y control. Por último, una vez se ejecuta el plan se procede a su evaluación. En resumen, el proceso se plantea en las siguientes etapas:

·         Diagnóstico, estudio o investigación de la realidad.

·         Programación, elaboración o formulación.

·         Discusión y decisión.

·         Ejecución o aplicación.

·         Control.

·         Evaluación.

·         Tal como se muestra el conjunto de etapas, las mismas se solapan con otros procesos administrativos. La ejecución o aplicación del plan corresponde más al proceso de dirección que toma como insumo los aspectos formulados para ser llevados a cabo. El control es un proceso relacionado con la planificación pero contiene su propio método y la evaluación es un mecanismo de control. De allí que, en este caso, solo se aceptan como etapas del proceso de planificación el diagnostico, la programación, la discusión y las decisiones de las opciones que formarán parte del plan.

El proceso de control a través de los presupuestos

 La Contabilidad de Gestión otorga gran importancia a la elaboración del presupuesto, proceso complejo en cuanto que implica la participación e integración de los diferentes niveles y centros de responsabilidad.  A partir de él y de forma periódica, generalmente cada mes, la evaluación de la actuación de los distintos centros viene simplificada por el cálculo de las desviaciones entre el presupuesto y los resultados conseguidos.  

        La realización del proceso presupuestario permite:  

·                    Formular explícitamente objetivos específicos y cuantificados en términos económico-financieros para cada centro de responsabilidad lo cual, a su vez, permite:

o  profundizar en el conocimiento de los objetivos individuales y organizativos que se espera alcanzar,

o  anticipar resultados antes de que se produzcan,

o  clarificar el comportamiento y el resultado esperado y guiar, por consiguiente, el proceso de decisión, 

o  motivar hacia el logro de los objetivos e integrar y coordinar a las diferentes personas y centros,

·                    Y evaluar explícitamente el grado en el que la actuación de cada departamento o responsable ha permitido el logro de los objetivos, lo cual, a su vez, facilita:

o  hacer explícitos los criterios de evaluación,

o  realizar el control por excepción.

o  ccontribuir al conocimiento de la capacidad de la empresa y de sus componentes para alcanzar los objetivos,

o  ayudar a la determinación de las causas que han dificultado el logro de los objetivos,

o  la adopción de acciones correctivas.

Elementos del Control Presupuestario:

El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.

Unos de los elementos más útiles del control presupuestario es la oportunidad que ofrece para poder realizar una evaluación o síntesis crítica del funcionamiento y rentabilidad de cada área funcional de la empresa. Las presiones diarias a las que se ve sometido el gerente de una empresa no le permite realizar un seguimiento coherente de la marcha del presupuesto. Por esta razón hay que potenciar la participación de todos los responsables de la gestión para un correcto seguimiento y supervisión de la política presupuestaria de la empresa.      

El control presupuestario, es un proceso que permite evaluar la actuación y el rendimiento o resultado obtenido en cada centro; para ello se establecen las comparaciones entre las realizaciones y los objetivos iniciales recogidos en los presupuestos, a las que suele denominarse variaciones o desviaciones.

Elementos Principales Del Control Presupuestario

El presupuesto es un plan, lo cual significa que expresa lo que la administración tratará de realizar.

·         Integrador

Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

·         Coordinador

Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios: significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

·         Operaciones

Uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

·         Recursos

No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya:

Ø  Presupuesto de efectivo.

Ø  Presupuesto de adiciones de activos

Elaboración de Indicadores de Gestión.

Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados. Sirve para valorar el resultado medido y para medir el logro de objetivos de políticas, programas y proyectos. Un buen indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medición y debe proporcionarse periódicamente.

Para la elaboración de indicadores de gestión es necesario tomar en cuenta ciertos pasos:

1.- paso: ¿Qué se quiere medir y como formular indicadores?

El propósito de este paso es identificar el objeto de medición, es decir ¿qué  es lo que se quiere medir con el indicador? Para esto es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos.

Ejemplo: ¿cuál es la política programa o proyecto que desea evaluar? ¿Qué aspecto le interesa evaluar de esa política, programa o proyecto?

2.- paso: ¿Cómo seleccionar el mejor indicador?

Elaborar una lista de los posibles indicadores, se sugiere proponer más de uno.

3.- paso: ¿qué información requiere para medir?

Una vez escogido el mejor indicador, el siguiente paso es escoger las fuentes de información y sus características, así como los procedimientos más adecuados de recolección y manejo de la información.

Con esto se pretende que la organización describa sus actividades principales, de tal forma que, con la ayuda, a ser posible, de una plantilla con el fin de tenerlas inventariadas con la descripción del resultado que se pretende obtener mediante su ejecución.

¿Qué se hace?

A continuación debe realizarse la selección de aquellas actividades que se consideren prioritarias. Para ello se trata de establecer una relación valorada (por ejemplo, de 0 a 10) según el criterio que se establezca, que permita priorizar todas las actividades. En esta reflexión puede incluirse una columna en la que conste el porcentaje de tiempo dedicado por el personal de la organización en cada actividad, dado que resulta recomendable centrarse en las tareas que consuman la mayor parte del esfuerzo de la plantilla.

¿Qué se desea medir?

Una vez descritas y valoradas las actividades se deben seleccionar los destinatarios de la información, ya que los indicadores diferirán sustancialmente en función de quién los ha de utilizar.

¿Quién utilizará la información?

En esta fase de la reflexión debe precisarse la periodicidad con la que se desea obtener la información. Dependiendo del tipo de actividad y del destinatario de la información, los indicadores habrán de tener una u otra frecuencia temporal en cuanto a su presentación.

¿Cada cuánto tiempo?

¿Con qué o quién se compara?

Finalmente, deben establecerse referentes respecto a su estructura, proceso o resultado, que pueden ser tanto internos a la organización, como externos a la misma y que servirán para efectuar comparaciones.

CONCLUSION

            El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administración. Por ello la aplicación de indicadores le permite medir el desempeño y funcionamiento de la organización atacando de manera precisa la eficacia y eficiencia que se requiere tener para que el negocio sea exitoso en todos sus aspectos.

            En el análisis de dicho tema se pudo comprender que el control es un elemento muy importante dentro de cualquier organización, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa. Solo a través de esta función se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organización se encuentre encaminada de manera correcta. El control debe llevarse en cualquier nivel de la organización, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera más eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.

            En cuanto al control de gestión es muy importante medir los resultados y el desempeño obtenido con los objetivos propuestos por la organización, en donde estamos ubicados, si estamos cumpliendo dichos objetivos y de qué manera se pueden corregir para que se llegue a feliz término alcanzando la meta y los planes previamente establecidos.