Auditoria Interna

DEFINICIÓN DE AUDITORIA

La auditoría puede definirse como el examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

AUDITORÍA INTERNA

La auditoría Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma, utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

La auditoría interna es un servicio que reporta al más alto nivel de la dirección de la organización y tiene características de función asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de línea sobre ningún funcionario de la empresa, a excepción de los que forman parte de la planta de la oficina de auditoría interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su función es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta dirección tome las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditoría interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una función asesora.

La Auditoría Interna es aquella que se practica como instrumento de la propia administración encargada de la valoración independiente de sus actividades.

Por consiguiente, la Auditoría Interna debe funcionar como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización, así como contribuir al cumplimiento de sus objetivos y metas; aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y dirección.

Los servicios de Auditoría comprenden la evaluación objetiva de las evidencias, efectuada por los auditores internos, para proporcionar una conclusión independiente que permita calificar el cumplimiento de las políticas, reglamentaciones, normas, disposiciones jurídicas u otros requerimientos legales; respecto a un sistema, proceso, subproceso, actividad, tarea u otro asunto de la organización a la cual pertenecen.            
 
En toda entidad bien organizada y para poder mantener la vigilancia sobre la cadena de control de dirección, se hace necesario la creación de un programa sistemático de revisión y valoración para comprobar que las responsabilidades delegadas han sido bien encausadas y que las políticas y procedimientos establecidos se han llevado tal como estaba previsto.     
 
Además, es de suma importancia que exista una revisión regular por un personal calificado para determinar que el sistema de control interno en general es el adecuado, y mediante pruebas constantes, determinar que han resultado operativamente efectivos. De existir fallas, deficiencias o cambios en las condiciones existentes, debido a lo cual el sistema de control interno resulte inefectivo, debe ser modificado apropiadamente efectuando los cambios necesarios a las nuevas situaciones.  

DIFERENCIAS ENTRE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA

Existen diferencias substanciales entre la Auditoría Interna y la Auditoría Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así:

• En la Auditoría Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoría Externa la relación es de tipo civil.
• En la Auditoría Interna el diagnóstico del auditor, está destinado para la empresa; en el caso de la Auditoría Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.
• La Auditoría Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoría Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

CONTROL INTERNO

El control interno es una función que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraerán obligaciones sin autorización.

Una segunda definición definiría al control interno como "el sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objetivo proteger los activos de la organización.

Entre los objetivos del control interno tenemos

1. Proteger los activos de la organización evitando pérdidas por fraudes o negligencias.
2. Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.
3. Promover la eficiencia de la explotación.
4. Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
5. Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.

Entre los elementos de un buen sistema de control interno se tiene:

1. Un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional de la autoridad y la responsabilidad.
2. Un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para proporcionar un buen control contables sobre el activo y el pasivo, los ingresos y los gastos.
3. Unos procedimientos eficaces con los que llevar a cabo el plan proyectado.
4. Un personal debidamente instruido sobre sus derechos y obligaciones, que han de estar en proporción con sus responsabilidades.

La Auditoría Interna forma parte del Control Interno, y tiene como uno de sus objetivos fundamentales el perfeccionamiento y protección de dicho control interno.

TAREAS A EJECUTAR EN LA AUDITORÍA INTERNA      
Generales
- Comprobar el cumplimiento de los sistemas de control interno en vigor y sus adecuaciones autorizadas, así como de aquellos que por las características propias de la entidad haya sido necesario establecer, determinando su calidad, eficiencia y fiabilidad, así como la observancia de los principios generales en que se fundamentan.      

- Verificar el cumplimiento de las normas de contabilidad y de las adecuaciones, que para la entidad, hayan sido establecidas, a partir del clasificador de cuenta en vigor.
 
- Comprobar la calidad y oportunidad del flujo informativo contable y financiero, y observar el cumplimiento de las funciones, autoridad y responsabilidad, en cada caso en que estén involucrados movimiento de recursos.  
 
- Verificar la calidad, fiabilidad y oportunidad de la información contable-financiera que rinde la entidad, realizando los análisis correspondientes de los indicadores económicos fundamentales.     
 
- Comprobar el cumplimiento de la legislación económico-financiera vigente.
 
- Comprobar el cumplimiento de normas de todo tipo, resoluciones, circulares, instrucciones, etc. emitidas tanto internamente, como por los niveles superiores de la economía y el Estado.     
 
-  Verificar la calidad, eficiencia y confiabilidad de los sistemas de procesamiento electrónico de la información, con énfasis en el aseguramiento de la calidad de su control interno y validación.        
 
- Analizar mediante la aplicación de las diferentes técnicas de Auditoría la gestión empresarial, con el objetivo de determinar su economía, eficiencia y eficacia.

Específicas:
- Realizar conteos físicos sorpresivos de forma periódica a los inventarios y activos fijos y otros valores de la entidad, y verificar su compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta contable correspondiente.    

- Efectuar arqueos de caja sorpresivos de forma periódica, y verificar su compatibilidad con los controles establecidos, su movimiento y la cuenta contable correspondiente.

- Comprobar el saldo de las cuentas bancarias, y verificar su movimiento y compatibilidad con los controles establecidos y la cuenta control.      

- Comprobar el saldo de las cuentas de pasivo y su movimiento.   

- Comprobar las operaciones de nóminas, su calidad y control, así como presenciar su pago físico.            

- Verificar los ingresos producidos en la entidad y su cobro en tiempo y forma, de acuerdo con lo establecido, y su compatibilidad con las correspondientes cuenta control.

- Comprobar la racionalidad de los cargos efectuados a las cuentas correspondientes a gastos de todo tipo, su nivel de autorización, analizando las desviaciones de importancia.       
 
- Estudiar y evaluar el cumplimiento de los sistemas de costo establecidos.       
 
- Verificar el cumplimiento de las cuentas de Patrimonio, evaluando la corrección y autorización de las operaciones.           
 
- Comprobar la calidad y fiabilidad de los registros y libros de contabilidad de acuerdo con los principios generales de control interno.      
 
- Analizar el cumplimiento correcto de los aportes al fisco, en tiempo y en los plazos establecidos.

METODOS O TÉCNICAS DE EVALUACIÓN DE AUDITORIA INTERNA

Como cada auditoría tiene un carácter singular, cada programa debe adaptarse a las circunstancias que lo rodean. Algunos auditores utilizan un programa impreso, breve y estándar, como marco de referencia y ajustan el programa a los hechos y circunstancias pertinentes al encargo concreto. Si los programas se utilizan eficazmente pueden dar como resultado un ahorro de tiempo y proporcionar al auditor un enfoque más uniforme y una seguridad adicional de que los procedimientos importantes no se pasarán por alto. (Cashin, Neuwert y Levy, 1985)

En nuestra consideración el empleo de programas de auditoría por el auditor facilita el cumplimiento del trabajo de una forma ordenada, le sirve de guía para no incurrir en omisiones o repeticiones de procedimientos, permite una mejor supervisión además de ahorrar tiempo al auditor en su labor.

Estos están conformados por la suma de todos los procedimientos de auditoría aplicados dentro del proceso de obtención de evidencia, generalmente están diseñados dentro de la primera etapa de la planeación de auditoría, se fundamenta en tres factores esenciales:

• Valoración del riesgo: El riesgo inherente al trabajo y el de cometer error humano.
• Materialidad: deben elaborarse programas de auditoría para cada área o Tema.
• Control: Deben aplicarse las herramientas necesarias para evitar cualquier tipo de desviación o falla. 

Las principales técnicas y más comúnmente utilizadas para la evaluación de la auditoria interna son las de:

1. Memorándums de procedimientos
2. Fluxogramas
3. Cuestionarios de Control Interno
4. Técnicas estadísticas

A éstas deben agregarse las herramientas de gestión, entre las principales tenemos: diagrama de Ishikawa (denominada también "Espina de Pescado"), diagrama de Pareto, diagrama de dispersión, histograma y fluxogramas (estás últimas tres contenidas ya en las antes mencionadas)

La Matriz de Ishikawa, la cual puede ser utilizada para analizar falencias, detectar causas de errores o ilícitos, búsqueda de soluciones o mejoras del control interno.

El Diagrama de Pareto permite entre otras funciones importantes la priorización de controles en función de la preponderancia que los diferentes factores tienen, como así también la utilización de la misma para descubrir la causa de problemas, o dar solución a las mismas.

El Control Estadístico de Procesos (CEP) posibilita determinar la capacidad del proceso para engendrar productos y servicios externos e internos que satisfagan los niveles requeridos. Así las diferencias contables, o de inventario o la falta de cumplimentación correcta en las carpetas crediticias en el caso de las instituciones bancarias se deben a diferentes causas, el CEP permite conocer si la cantidad de falencias esta dentro de lo que es natural al sistema o si sus causas son especiales, adoptando según el caso las respectivas medidas de análisis y corrección.

El fluxograma es un elemento fundamental no sólo para evaluar el sistema de control interno, sino además para evaluar la eficiencia de las actividades o procesos.

El Diagrama de Dispersión permite poner a prueba la interrelación entre diferentes factores, como podría ser cantidad de comprobantes recepcionados por caja con las diferencias de caja.

El histograma permite analizar la distribución de los errores o falencias detectadas.

Los auditores internos deben ser celosos en la elaboración de los Programas, las características de su trabajo permiten tal vez la reiteración de Temas en diferentes unidades de la propia organización. ¿Dónde estaría el problema? La repetición en la aplicación logra especializar al auditor, pero debe suponer siempre que las condiciones no pueden ser las mismas, por lo que requiere especial cuidado la observación y estudio de la nueva entidad, que aunque en igualdad de líneas de trabajo las características de administración, custodia y condiciones siempre serán diferentes, y debe tratar que su servicio se realice con calidad; se trata de un nuevo cliente, de un servicio que aunque trabaje una misma Temática, tendrá una organización diferente, concebida y diseñada por otra administración.

ELEMENTOS DE TRABAJO DEL AUDITOR INTERNO    

Los elementos de la Auditoría interna, excepto para asignaciones especiales, pueden clasificarse en:

- Cumplimiento.      
- Verificación.          
- Evaluación.           

Cumplimiento:

Extensión con que son seguidas las políticas, reglas, buenas prácticas de negocios, principios contables generalmente aceptados, leyes, regulaciones del gobierno y hasta el sentido común.     

Verificación:
La dirección debe recibir una seguridad permanente de la validez de los informes actuales superior a la que es posible obtener por el examen anual del auditor externo. Generalmente, la verificación incluirá registros, informes y cuentas.
 
Evaluación:
Es la responsabilidad más importante del auditor interno, debe revisar constantemente el sistema de control y estar seguro que es adecuado, y que se mantiene tal y como espera la dirección.   

RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR INTERNO            

Se clasifican en:    

- Naturaleza.
- Objetivo y alcance.          
- Responsabilidad y autoridad     .
- Independencia.

Naturaleza:
La Auditoría Interna es la denominación de una serie de procesos y técnicas, a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la dirección respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a:        

- Si los controles establecidos por la organización son mantenidos adecuada y efectivamente.
 
- Si los registros e informes reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuada y rápidamente en cada departamento u otra unidad, y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la Auditoría es responsable.  

Objetivos y Alcance:       

El objetivo de la Auditoría interna es asistir a los miembros de la organización, descargándoles de sus responsabilidades de forma efectiva. Con este fin les proporciona análisis, valoraciones, recomendaciones, consejos e información concerniente a las actividades revisadas. Incluye la promoción del control efectivo a un costo razonable.           
 
El alcance comprende el examen y valoración de lo adecuado y efectivo de los sistemas de control interno de una organización, y de la calidad de la ejecución al llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Incluye:           
 
- Revisión de la fiabilidad e integridad de la información financiera y operativa y de los juicios utilizados para identificar, medir, clasificar e informar sobre la misma.
 
- Revisar los sistemas establecidos para asegurar el cumplimiento con aquellas políticas, planes, procedimientos, leyes y regulaciones, que pueden tener un impacto significativo en las operaciones e informes, y determinar si la organización los cumple.

- Revisar las medidas de salvaguarda de activos y, cuando sea apropiado, verificar la existencia de los mismos.        
 
- Valorar la economía y eficacia con que se emplean los recursos.           
 
- Revisar las operaciones o programas para asegurar que los resultados son coherentes con los objetivos y las metas establecidas, y que las operaciones y programas han sido llevados a cabo como estaba previsto.      

Responsabilidad y Autoridad:

El propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de Auditoría interna debe definirse en un documento formal por escrito, aprobado por la dirección y aceptado por el consejo, especificando el alcance no restringido de su trabajo y declarando que los auditores no tienen autoridad o responsabilidad sobre las actividades que auditan.  

Independencia:

Para asegurar el grado efectivo de independencia necesario para el auditor interno, estará subordinado e informará de su trabajo al ejecutivo más alto del escalafón; solo por este camino puede asegurar un alcance adecuado de responsabilidad y de efectividad en el seguimiento de las recomendaciones.

AUDITORIA INTERNA EN EL SECTOR PÚBLICO

La auditoría de Estado es el medio idóneo para verificar que la gestión pública se haya realizado con apego a las disposiciones legales aplicables y dentro de los principios de economía, eficiencia y eficacia.

“La administración pública está al servicio de los ciudadanos y se fundamenta en los principios de honestidad, participación, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendición de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la función pública, con sometimiento pleno a la ley y al derecho”. Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Art. 141

“Los órganos que ejercen el poder ciudadano tienen a su cargo, de conformidad con esta constitución y la ley, prevenir, investigar y sancionar los hechos que atenten contra la ética pública y la moral administrativa, velar por la buena gestión y la legalidad en el uso del patrimonio público.”Constitución de la República Bolivariana de Venezuela Art. 274

EN VENEZUELA.-Base Constitucional y Legal

Las funciones de “Control Fiscal” recaen fundamentalmente sobre los actos de administración, custodia o manejo de los fondos y bienes públicos; y está a cargo esencialmente de la Contraloría General de la República. En efecto, es el órgano superior de control externo en Venezuela, y tiene rango Constitucional. Es decir, que su existencia y funciones fundamentales están previstas en los artículos 287 al 290 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL, concretamente, el artículo 287 establece lo siguiente:

“Capítulo IV Del Poder Ciudadano

Sección Cuarta: De la Contraloría General de la República 

Artículo 287. La Contraloría General de la República es el órgano de control, vigilancia y fiscalización de los ingresos, gastos, bienes públicos y bienes nacionales, así como de las operaciones relativas a los mismos. Goza de autonomía funcional, administrativa y organizativa, y orienta su actuación a las funciones de inspección de los organismos y entidades sujetas a su control.”

Como puede observarse, la disposición Constitucional, establece las atribuciones y funciones de la Contraloría General de la República, de manera pues, que como Entidad Fiscalizadora Superior, es una institución de facultades muy amplias, y todo lo que constituya Patrimonio Público está sujeto al control y vigilancia de ese Organismo.

NORMAS GENERALES DE AUDITORIA DE ESTADO DISPOSICIONES GENERALES

Las presentes Normas están dirigidas a optimizar la labor de auditoría de Estado y unificar criterios y principios atinentes a su desarrollo, mediante el establecimiento de un marco técnico normativo para el análisis y la evaluación de la gestión pública y el ejercicio de la actividad técnica del auditor. Están sujetos a su cumplimiento:

1. La Contraloría General de la República.

2. Los órganos de control externo de los Estados y Municipios.

3. El órgano de control al cual se refiere el artículo 148 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

4. Las sociedades de auditores externos y los profesionales independientes contratados para que participen en el proceso de auditoría de Estado.

5. Los órganos de control interno de los organismos y entidades a que se refieren los numerales 1 al 6 del artículo 5° de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Las normas de Auditoría Interna establecidas son:

1. Normas sobre Atributos: trata sobre los atributos que deben tener los auditores internos para que realicen sus funciones e informen de manera adecuada y eficaz a la autoridad facultada dentro de las organizaciones a las que pertenecen.

• Independencia y objetividad.
• Capacidad profesional.
• Debido cuidado profesional.
• Aseguramiento de la calidad.

2.  Normas sobre Desempeño: estas describen la naturaleza de las actividades de Auditoría Interna y proveen criterios de calidad contra los cuales puede medirse la práctica de estos servicios.

• Planeamiento.
• Supervisión y revisión.
• Leyes y demás disposiciones legales.
• Calidad de la evidencia.
• Gestión de riesgos.
• Control Interno.
• Apoyo a la dirección estratégica.

3.  Normas de Información: las normas de Información establecen los criterios para la presentación de los informes elaborados como resultado de los servicios de consultoría y de auditoría.

• Forma y contenido.
• Oportunidad y presentación.
• Comunicación de resultados.

A los efectos de estas Normas efectuadas por los organismos y entidades es importante:

1. Establecer si se han cumplido las disposiciones legales y reglamentarias en el manejo del patrimonio público.

2. Determinar la razonabilidad y exactitud de la información financiera, la aplicación consistente de las Normas Generales de Contabilidad del Sector Público dictadas por la Contraloría General de la República y de los principios de contabilidad generalmente aceptados.

3. Determinar el grado en que se han alcanzado los objetivos previstos con relación a las metas programadas.

4. Conocer el grado de eficiencia, efectividad y economía de la gestión pública.

5. Promover el fortalecimiento del sistema de control interno del organismo o dependencia auditada.

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE AUDITORIA INTERNA (SUNAI)                      

Órgano rector del Control Interno, a cargo de la supervisión, orientación y coordinación del Control Interno, así como de la Auditoría Interna en los organismos que integran la Administración Pública central y descentralizada, será el “piloto” donde se iniciará formalmente la aplicación del diseño e implementación del Sistema de Control Interno, basado en el “Modelo Socialista Venezolano de Control Interno (Mosveci).

FUNCIONES DE LA UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA

Las competencias que la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público les confieren a las unidades de auditoría interna, son, fundamentalmente, las siguientes:

1. Ejercer funciones de control posterior en el respectivo órgano o ente.

2. Evaluar el sistema de control interno, incluyendo el grado de operatividad y eficacia de los sistemas de administración y de información gerencial.

3. Examinar los registros y estados financieros para determinar su pertinencia y confiabilidad.

4. Realizar el examen posterior de los programas, proyectos u operaciones, para determinar el cumplimiento de objetivos y metas, y la eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de su desempeño.

5. Realizar el examen selectivo o exhaustivo, así como la calificación y declaratoria de fenecimiento de las cuentas de ingresos, gastos y bienes públicos.

6. Recibir y tramitar las denuncias de particulares o las solicitudes que formule cualquier órgano, ente o empleado público, vinculadas con la comisión de actos, hechos u omisiones contrarios a una disposición legal o sub-legal, relacionados con la administración, manejo y custodia de fondos o bienes públicos del órgano o ente sujeto a su control.

7. Ejercer la potestad investigativa, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento.

8. Iniciar, sustanciar y decidir los procedimientos administrativos para la formulación de reparos, declaratoria de responsabilidad administrativa o imposición de multas, de conformidad con lo previsto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su

Reglamento.

9. Elaborar su Plan Operativo Anual tomando en consideración las solicitudes y los lineamientos que le formule la Contraloría General de la República; la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna, en el caso de los órganos o entes sujetos a su control; la Contraloría Estadal, Distrital, Municipal, o cualquier órgano o ente legalmente competente para ello, según el caso; las denuncias recibidas, las áreas estratégicas a nivel nacional, estadal, distrital o municipal, así como la situación administrativa, importancia, dimensión y áreas críticas del órgano o entidad sometido a su control.

10. Promover el uso y actualización de manuales de normas y procedimientos que garanticen la realización de procesos eficientes y el cumplimiento de los aspectos legales y técnicos de las actividades.

11. Elaborar su proyecto de presupuesto anual con base en criterios de calidad, economía y eficiencia, a fin de que la máxima autoridad del respectivo órgano o ente, lo incorpore al presupuesto del órgano o ente de adscripción.

12. Establecer sistemas que faciliten el control y seguimiento de las actividades realizadas, así como medir su desempeño.

13. Fomentar la participación ciudadana en el ejercicio del control sobre la gestión pública, sin menoscabo de las funciones que le corresponde ejercer a la Oficina de Atención Ciudadana.

14. Presentar informe de gestión de sus actividades, ante la máxima autoridad jerárquica del respectivo órgano o ente.

15. Participar, cuando lo estime pertinente, con carácter de observador sin derecho a voto, en los procedimientos de contratación promovidos por el ente u organismo sujeto a control.

16. Apoyar las actuaciones de control de la unidad de auditoría interna con los informes, dictámenes y estudios técnicos que realicen los auditores, consultores y profesionales independientes, debidamente calificados y registrados en la

Contraloría General de la República.

17. Realizar seguimiento al plan de acciones correctivas implementado por el órgano o ente sujeto a su control, con la finalidad de que se cumplan las recomendaciones contenidas en los informes de auditoría o de cualquier actividad de control.

18. Recibir las cauciones presentadas por los funcionarios encargados de la administración y liquidación de ingresos o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos, antes de la toma de posesión del cargo.

Lineamiento para la Organización y Funcionamiento de las Unidades de Auditoría Interna. (Gaceta Oficial N° 39408 del 22/04/2010)