Control:
El primer concepto se deriva de la idea de “supervisión”. En este sentido controlar significa verificar que las cosas se desarrollan dé acuerdo con lo que se desea. Dicho deseo pude formularse con mayor o menor precisión, en forma de objetivos.
El otro significado está asociado a la idea de “dominio". Controlar es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión. La persona domina una situación mediante un mecanismo de comparación de lo real con lo deseado, ordenando las acciones para corregir la actividad y alcanzar el óptimo.
Para que efectivamente haya control, debe haber junto con la medición o evaluación una acción correctiva. Esto implica necesariamente que previo al control se debe haber definido un patrón de comparación, una regla de medición, una unidad de medida y un instrumento de medida.
En definitiva, se entiende por control toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir o eliminar las desviaciones entre sí.
Tipos de Controles:
Existen dos tipos de controles:
1.- Controles Informales, que están determinados por:
• La cultura organizacional.
• Los estilos de comportamiento individual.
• Las pautas del entorno global y del sector, para conocer las oportunidades y amenazas que allí surgen.
2.- Controles formales, que están compuestos por:
• La planificación estratégica de la Organización.
• Los sistemas de información que la Organización tenga implementados.
• El tipo de la estructura organizacional
Entorno de control:
El entorno de control tiene una incidencia generalizada en las actividades de la organización, influye sobre las actividades de control, los sistemas de información y comunicación y en la supervisión. Obviamente la cultura organizacional influye sobre el entorno de control.
La base fundamental del entorno de control está determinada por el personal y su nivel de concientización sobre éste, es por ello que las organizaciones se esfuerzan por tener recursos competentes e inculcan un sentido de integridad y control. A tal efecto establecen políticas y procedimientos adecuados, y a menudo con un código de conducta escrito.
Un sistema tiene un entorno interno y otro externo. El primero lo forman los elementos en que funciona el sistema. En una organización, estos son el personal, los usos y costumbres que ayudan a determinar la conducta de los individuos y las instalaciones físicas. El entorno externo lo constituyen las fuerzas que afectan a la organización, estas fuerzas afectan también el modo en que se conducen los individuos en la organización.
1.- El Entorno Interno:
Una organización tiene un conjunto de reglas, directrices, descripciones de los trabajos, procedimientos de actuación normalizados, usos y costumbres, y un código de ética que influye en la conducta de sus miembros.
El control de gestión se ve influido también por la cultura o clima de la organización. El aspecto más significativo del clima es la actitud de la alta dirección respecto al control, esta actitud penetra hasta el último rincón de la organización. La cultura se ve asimismo afectada por los factores inherentes a la naturaleza del trabajo que realizan los centros de responsabilidad.
2.- El Entorno Externo:
Los factores del entorno externo que influyen en el control de gestión se pueden ordenar en torno al concepto de incertidumbre. La incertidumbre se debe tanto al conocimiento adecuado de lo que ocurre o va a ocurrir y de la dificultad de predecir lo que sucederá realmente como consecuencia de una línea de actuación dada.
Entre los factores que son posibles de considerar están:
El Ciclo de vida del producto, la naturaleza de los productos, la naturaleza de la competencia, las fuentes de aprovisionamiento, la situación política y la tecnología
Factores del entorno de control
1.- Los objetivos de una organización y la forma de alcanzarlos se encuentran basados en distintas prioridades, juicios de valor y estilos de gestión, éstas son llevadas a normas de comportamiento. El público siempre espera más de una organización, es por ello que las normas de comportamiento van más allá del cumplimiento de la ley.
2.- La integridad y los valores éticos: son esenciales para el entorno de control, y afectan al diseño, administración y supervisión de todos los elementos del control interno.
3.- Un clima ético dentro de la organización, en todos sus niveles, es indispensable para su bienestar, e influye en la eficacia de las políticas y de los sistemas de control establecidos. Cabe aclarar que resulta muy complejo establecer un equilibrio ente los diversos intereses (de la empresa, empleados, proveedores, clientes, competidores y el público en general), debido a que a menudo los mismos se encuentran enfrentados entre sí.
4.- El comportamiento ético como la integridad: son productos de la cultura organizacional. Si bien las políticas especifican que es lo que la dirección espera, la cultura corporativa determina lo que en realidad ocurre y las reglas que se obedecen, modifican o ignoran.
5.- Incentivos y tentaciones: Algunos factores pueden incidir en la concreción de prácticas fraudulentas y lógicamente también inciden en el comportamiento ético. Es mucho más fácil que los individuos puedan cometer actos fraudulentos o poco éticos si la organización en la que trabajan les incita o tienta, por ejemplo el tener que cumplir con resultados muy exigentes o de muy difícil alcance, gratificaciones importantes sujeta a resultados a corto plazo.
Evaluación del Entorno de Control:
Existen algunos aspectos (no son los únicos, es a modo de ejemplo) que se pueden tener en cuenta para la evaluación de la eficacia de los factores del entorno de control:
· Integridad y valores éticos: Existencia de un código de ética o políticas relacionadas con las prácticas profesionales aceptables, como se llevan a cabo las negociaciones con los empleados y con el resto de los que interactúan con la organización (clientes, proveedores, estado, etc.).
· Compromiso de competencia profesional: Análisis de los conocimientos y habilidades necesarias para llevar a cabo el trabajo en forma adecuada.
· Consejo de Administración y Comité de Auditoría: Determinación de la independencia de los consejeros, oportunidad y suficiencia en que se facilita la información a los miembros del consejo.
· La filosofía de dirección y el estilo de gestión: Las actitudes y actuaciones de la dirección respecto a la presentación de información financiera, la naturaleza de los riesgos empresariales aceptados.
· Estructura organizativa: Capacidad de la organización para proporcionar un flujo de información adecuado y necesario para gestionar sus actividades.
· Asignación de autoridad y responsabilidad: Asignación de responsabilidad y delegación de autoridad adecuados para alcanzar los objetivos organizacionales.
· Políticas y prácticas en materia de recursos humanos: Vigencia de las políticas y procedimientos adecuados para el reclutamiento, capacitación, formación, plan de carrera y remuneración de los empleados.
Como se mencionó estos son sólo algunos ejemplos que sirven como punto de partida y ayudan al evaluador del entorno de control.
Control de Gestión:
Es aquel conjunto de procesos de recolección, análisis e interpretación de información mediante el cual los directivos influyen en los otros miembros de la organización para poner en práctica las estrategias de ésta, apoyándose en una serie de herramientas organizacionales y tecnológicas que aportan parámetros de medición tanto internos como externos”.
En otras palabras es una herramienta de apoyo a la Dirección de la empresa a través de la generación de información periódica que permita conocer lo que está ocurriendo en las áreas, divisiones o negocios que sean considerados fundamentales o críticos para el éxito de los planes propuestos.
En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.
El objetivo general del Control de Gestión:
· Crear y desarrollar un conjunto de actividades orientadas a asegurar el empleo eficiente de los recursos, proponer medidas correctivas y controlar el cumplimiento de los objetivos y metas de la organización.
· Asegurar que la conducción de la gestión de una Organización y sus resultados, se orienten de acuerdo a las líneas estratégicas definidas
Características del Control de Gestión
Ø Integral
Ø Continuo
Ø Selectivo
Ø Creativo
Ø Efectivo y Eficiente
Ø Adecuado
Ø Adaptado
Ø Flexible
Modelos de Control de Gestión
1.- Control Familiar (Liderazgo):
Organización pequeña, y centralizada con poca formalización de procesos y con un estilo de dirección personalista e informal por parte del principal directivo de la Organización. Hay delegación de tareas, pero no delegación de decisiones, normalmente son organizaciones pequeñas, generalmente organizaciones familiares.
2.- Control Burocrático:
Organización de gran dimensión, elevada formalización y con un estilo de dirección impersonal y formal. Hay delegación de tareas pero no delegación de decisiones. Mantiene una estructura centralizada. Este es el tipo de control que se ejerce en la mayoría de los organismos de la administración pública.
3.- Control por Resultado:
Este control predomina en actividades relativamente rutinarias y en un entorno relativamente competitivo. Su existencia requiere de una descentralización de las decisiones, normalmente son organizaciones medianas y grandes empresas de todo tipo, donde las estelas organizacionales no son personalizadas por éstas; Están definidas y conocidas por todos sus miembros.
4.- Control Ad-Hoc:
Organización de pequeña dimensión, descentralizada y de escasa formalización, con un estilo de dirección personalista e informal. Se promueve mediante mecanismos que contribuyen a la motivación individual. En este caso, el sistema de control es informal, basado en la supervisión directa y en la confianza
Los condicionantes del control de gestión:
El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.
Los instrumentos del control de gestión.
Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.
1.- La planificación: consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
1.- La planificación: consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.
2.- El presupuesto; está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.
El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.
Los fines del control de gestión.
El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos.
Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:
Ø Informar: Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.
Ø Coordinar: Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.
Ø Evaluar: La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Ø Motivar: El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.
Elementos del Control de Gestión:
Dentro de los elementos del control de gestión podemos señalar dos; Los Elementos Humanos y Elementos Técnicos.
1.- Elementos Humanos:
Una parte que a nuestro juicio resulta esencial para el éxito o fracaso del logro de los objetivos trazados en la estrategia, es la gestión de las personas. Son ellos los que concentraran todos sus esfuerzos en pos de lograr la realización de la estrategia, son ellos los que se encargaran de ejecutar o realizar las tareas o encargos de cada una de las partes de la estructura organizacional que se haya definido.
El recurso humano, en el Control de Gestión, requiere participación según el nivel de autoridad con el que fue embestido al asignarse las responsabilidades en la organización, así como en el establecimiento de estándares de desempeño, en la determinación de un estilo de gestión acorde a los valores y creencias de la cultura organizacional y en el reconocimiento de los logros alcanzados.
La participación de las personas, en definitiva constituye la acción, la ejecución, la gestión. A nuestro juicio el control de Gestión es principalmente el control de actuar de los ejecutivos de las empresas, además de la gestión de los otros niveles inferiores, lo cual requiere de la existencia de los elementos técnicos (planificación estratégica, diseño organizacional, sistemas de información) que proporcionen el contexto dentro del cual se realizara el control de las personas.
En definitiva, el elemento humano corresponde al objeto del Control de Gestión, ya que como sabemos es quien toma las decisiones y lleva a cabo la gestión. Las habilidades técnicas, las capacidades y conocimientos que los miembros traen a la organización son, desde luego, un factor decisivo del que dependerá la competencia con que realizan su trabajo y por ende permiten el logro de los objetivos de la Empresa. Por ello, debemos preocuparnos como es que las personas se comportan dentro de las organizaciones y cuales son las variables que pueden afectar dicho comportamiento.
2.- Elementos Técnicos:
2.1.- La planificación estratégica:
Las estrategias son los cursos de acción que una organización adopta como medio para alcanzar sus metas, las estrategias son los planes grandes e importantes, expresan de una forma general la dirección en que se supone que la organización ha de orientarse. No tiene una dimensión del tiempo.
2.2.- El diseño organizacional:
Por medio de la planificación estratégica, la Empresa define que quiere ser, se fija metas, establece objetivos, y finalmente revisa las estrategias necesarias para lograr esos objetivos. Para llevar a la práctica lo definido en la planificación estratégica se hace necesario contar con un medio a través del cual lo planificado se apoye y se haga viable, este medio esta formado por una serie de elementos que en conjunto reciben el nombre de diseño organizacional.
El diseño de la organización involucra establecer la forma que tomara en el ordenamiento de los recursos, y los flujos de comunicación, la definición de la autoridad y, la asignación de responsabilidades, es por tanto, el medio por el cual la planificación estratégica es llevada a la practica, esto implica que el diseño debe proveer las condiciones necesarias que faciliten el logro de los objetivos, metas y estrategias de la organización. La forma en que la organización esta diseñada determina en buena medida la manera en que en ella se trabaja, se toma decisiones y se comporta cada uno de los participantes de la organización. El diseño que cada Empresa adopte, refleja una forma particular de hacer las cosas; el diseño organizacional refleja lo que la Empresa ha definido como sus políticas, sus valores y su filosofía.
